กระบวนการจัดการสัญญาที่ประสบความสำเร็จ

การจัดการสัญญารวมถึงการตรวจสอบข้อกำหนดของ บริษัท การค้นหาซัพพลายเออร์การซื้อผลิตภัณฑ์และบริการที่เกี่ยวข้องและการตรวจสอบการส่งมอบ กระบวนการบางอย่างมีความสำคัญเพื่อให้คุณสามารถจัดการสัญญาได้สำเร็จ กระบวนการสำคัญเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าที่ซัพพลายเออร์ของคุณส่งมอบให้เป็นไปตามความต้องการที่คุณระบุก่อนที่คุณจะเจรจาสัญญาและวางใบสั่งซื้อ

การระบุความต้องการ

คุณออกสัญญาเนื่องจาก บริษัท ของคุณมีความต้องการเฉพาะที่พนักงานระบุไว้ กระบวนการสำคัญในการจัดการสัญญาที่ประสบความสำเร็จคือการชี้แจงสิ่งที่จำเป็นและสิ่งที่ซัพพลายเออร์ต้องส่งมอบ ความถูกต้องในขั้นตอนของการจัดการสัญญานี้ทำให้ความสำเร็จมีโอกาสมากขึ้นเมื่อคุณรับมอบวัสดุที่ต้องการ

การเขียนข้อกำหนด

เมื่อคุณมีความคิดที่ชัดเจนแล้วว่า บริษัท ของคุณต้องการอะไรคุณจะต้องใส่ไว้ในแบบฟอร์มที่ซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพสามารถเข้าใจและเพิ่มเวลาในการจัดส่งที่จำเป็นมาตรฐานที่เกี่ยวข้องเงื่อนไขการชำระเงินและข้อกำหนดและเงื่อนไขอื่น ๆ ที่ บริษัท ของคุณใช้ตามปกติ ขั้นตอนข้อกำหนดจะแสดงเป็นเอกสารที่ช่วยให้คุณตรวจสอบได้เมื่อซัพพลายเออร์ทำสัญญาเสร็จสิ้น

การระบุซัพพลายเออร์

ข้อกำหนดจะบอกซัพพลายเออร์ว่าคุณต้องการให้ส่งมอบอะไร สำหรับกระบวนการเสนอราคาที่แข่งขันได้คุณต้องมีซัพพลายเออร์อย่างน้อยสามราย สำหรับโครงการขนาดใหญ่คุณอาจต้องการคัดเลือกซัพพลายเออร์ล่วงหน้าโดยการส่งสรุปข้อมูลจำเพาะและขอให้ บริษัท ต่างๆระบุว่าพวกเขาสนใจที่จะเสนอราคาหรือไม่ กระบวนการนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับการเสนอราคาอย่างน้อยสามครั้ง

วางคำสั่งซื้อ

ก่อนที่คุณจะสั่งซื้อคุณต้องประเมินราคาเสนอและเลือกราคาที่ต่ำที่สุดในขณะที่ตรงตามข้อกำหนด บางครั้งสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการเจรจาต่อรองเพื่อให้เกิดความกระจ่างหากราคาหรือคำตอบของผู้ประมูลไม่ชัดเจน เมื่อคุณเลือกราคาเสนอที่ชนะแล้วคุณสามารถออกใบสั่งซื้อตามข้อกำหนดของคุณได้

การปฏิบัติตาม

ขั้นตอนการดำเนินการของสัญญามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการสัญญาที่ประสบความสำเร็จ กระบวนการหลักคือเพื่อให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ดำเนินการตามสัญญาและข้อกำหนด คุณอาจต้องไปที่ซัพพลายเออร์และสิ่งอำนวยความสะดวกของซัพพลายเออร์เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าหรือคุณอาจสามารถตัดสินการปฏิบัติตามเอกสารที่ส่งมา กุญแจสำคัญคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามในขณะที่ซัพพลายเออร์กำลังดำเนินการตามสัญญาและไม่ต้องรอการส่งมอบเพื่อตรวจสอบ

การชำระเงิน

บางครั้งสัญญาเรียกร้องให้ชำระเงินบางส่วนระหว่างความคืบหน้าของงานหรืออาจระบุการชำระเงินหลังการส่งมอบ ไม่ว่าในกรณีใดการชำระเงินบางส่วนจะถึงกำหนดชำระหลังจากงานสัญญาเสร็จสิ้น คุณต้องตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์ทำงานทั้งหมดตามข้อกำหนดและมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดก่อนที่จะอนุมัติการชำระเงินครั้งสุดท้าย

ทบทวน

โดยปกติ บริษัท ต่างๆจะดำเนินการตรวจสอบสัญญากับพนักงานที่ขอวัสดุและผู้ที่ใช้งาน ในการตรวจสอบนี้คุณจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ประสบความสำเร็จเกี่ยวกับการจัดการสัญญาและสิ่งที่ควรปรับปรุง ปัญหาที่สำคัญอาจต้องดำเนินการเพิ่มเติม