การบันทึกธุรกรรมลงในบัญชีแยกประเภทโดยตรงมีจริยธรรมหรือไม่?

บัญชีแยกประเภททั่วไปมีบทบาทสำคัญในกระบวนการบัญชี ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ระบบบัญชีการเงินแบบสองรายการซึ่งธุรกรรมจะถูกบันทึกเป็นครั้งแรกในสมุดรายวันทั่วไปและในบัญชีแยกประเภททั่วไปในภายหลัง อาจง่ายกว่าที่จะบันทึกธุรกรรมลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยตรงซึ่งจะส่งผ่านประมาณครึ่งหนึ่งของเอกสารทั่วไปที่จำเป็นในการบันทึกปัญหาทางบัญชี อย่างไรก็ตามอาจส่งผลให้เกิดปัญหาทางจริยธรรมบางประการ

GAAP

โดยทั่วไปนักบัญชีและธุรกิจมักจะต้องปฏิบัติตามแนวทางที่เรียกว่าหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือ GAAP หลักการเหล่านี้มีขอบเขตค่อนข้างกว้างและไม่ควรมองว่าเป็นชุดของกฎที่ธุรกิจและนักบัญชีต้องปฏิบัติตาม อย่างไรก็ตามความจริงที่ว่าโดยทั่วไปแนวทางเหล่านี้ได้รับการยอมรับในแวดวงธุรกิจหมายความว่าการเบี่ยงเบนจากแนวทางเหล่านี้อาจถูกมองว่าผิดจริยธรรม วิธีการบัญชีแบบ double-entry เป็นหัวใจสำคัญของ GAAP และเป็นศูนย์กลางของจริยธรรมในโลกการบัญชีการเงิน

บัญชีแยกประเภททั่วไป

วัตถุประสงค์หลักของบัญชีแยกประเภททั่วไปคือการบันทึกและจัดประเภทข้อมูลที่พบในสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันทั่วไปจะจัดเก็บบัญชีตามลำดับเวลาของธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการที่เกิดขึ้น แต่โดยปกติจะไม่แยกสิ่งเหล่านี้ออกเป็นธุรกรรมประเภทต่างๆ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นในรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปแทน การข้ามสมุดรายวันทั่วไปอาจทำให้เกิดความไม่ถูกต้องหากมองข้ามลำดับเหตุการณ์ของธุรกรรม รายการบันทึกประจำวันทั่วไปมักเกิดขึ้นในเวลาที่ทำรายการหรือหลังจากนั้นไม่นาน การป้อนธุรกรรมในบัญชีแยกประเภททั่วไปในภายหลังอาจต้องใช้การคาดเดาหรืออาจผิดพลาดเนื่องจากหน่วยความจำผิดพลาด การคาดเดาและการเก็งกำไรนั้นขัดกับหลักการบัญชีขั้นพื้นฐานในขณะที่ความแม่นยำในการบันทึกเป็นหัวใจสำคัญของหลักการเหล่านั้น

ความถูกต้อง

เหตุผลหนึ่งที่มักจะทำทั้งสองรายการคือเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง การบันทึกรายการสมุดรายวันทั่วไปก่อนแล้วย้อนกลับไปทำบัญชีแยกประเภททั่วไปได้เร็วขึ้น การไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปทุกครั้งต้องใช้สมาธิและความแม่นยำมากขึ้น การทำผิดพลาดเพียงครั้งเดียวที่นี่อาจทำให้ยอดเงินในบัญชีของคุณหมดไปและทำให้โลกการเงินของคุณวุ่นวายได้ สิ่งนี้อาจทำให้เกิดการล่อลวงให้ "เหลวไหล" ตัวเลขเพื่อให้ตรงกับบันทึกทางการเงินอื่น ๆ ของคุณ การสรุปตัวเลขประเภทนี้จะถือว่าผิดจริยธรรมโดยผู้ที่อยู่ในโลกการบัญชี

รายการ

ข้อกังวลด้านจริยธรรมที่เป็นไปได้อีกประการหนึ่งที่เกิดจากระบบการเข้าเพียงครั้งเดียวคือบ่อยครั้งมีเพียงคนเดียวที่ควบคุมธุรกรรมทางการเงินและรายการที่บันทึกไว้ หากไม่มีระบบการตรวจสอบและถ่วงดุลเพื่อให้แน่ใจว่าการป้อนข้อมูลถูกต้องอาจเป็นไปได้ที่จะทำให้ตัวเลขเป็นสิ่งที่คุณต้องการให้พูด ดังนั้นถ้าเป็นไปได้ควรมีผู้ทำบัญชีหรือเลขานุการรับผิดชอบรายการหนึ่งชุดและคนอื่นแทน วิธีนี้จะช่วยรักษาความสมบูรณ์ของระบบบัญชีของคุณและหลีกเลี่ยงการละเมิดจริยธรรมใด ๆ