วิธีป้อนข้อมูลแบทช์ลงใน QuickBooks

แม้ว่า QuickBooks จะช่วยให้ผู้ประกอบการประหยัดเวลาในการทำบัญชี แต่การตั้งค่าลูกค้าแผนกผลิตภัณฑ์และผู้ขายใหม่ในการติดตั้ง QuickBooks ใหม่นั้นใช้เวลาพอสมควร หากแอปพลิเคชันบัญชีเดิมของคุณรองรับการส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์ Excel CSV หรือหากคุณใช้ Excel เพื่อเก็บหนังสือของคุณคุณสามารถใช้สเปรดชีตเพื่อป้อนข้อมูลลงใน QuickBooks เป็นชุดได้ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาให้กับตัวเองได้มากเมื่อเทียบกับการป้อนบันทึกทีละรายการ เวลา.

สร้างใบนำเข้าลูกค้าสำหรับ QuickBooks

1

เปิด Microsoft Excel และสร้างสมุดงานเปล่าใหม่ คลิก "ไฟล์" จากนั้น "บันทึก" บนแถบริบบอนและบันทึกไฟล์เป็น "QuickBooks Batch Customers" หรืออะไรที่คล้ายกัน

2

คลิกแท็บ“ Sheet1” ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Excel เริ่มต้นในคอลัมน์ "A" ให้ป้อนส่วนหัวต่อไปนี้ในแถว "1" ของสเปรดชีตใน "Sheet1":

ชื่อ บริษัท นาย / นางสาว ชื่อจริงนามสกุลเริ่มต้นกลางแสดงเป็นถนน 1 ถนน 2 เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์แฟกซ์โทรศัพท์หมายเลขบัญชีอีเมลสำรอง

3

คลิก "ไฟล์" บนแถบริบบิ้นจากนั้นคลิก "บันทึก" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในสมุดงาน

4

เปิดไฟล์ Excel CSV, XLS หรือ XLSX ที่มีข้อมูลสำหรับลูกค้าของคุณ คลิกและเลือกส่วนหัวของคอลัมน์เช่น "A" "B" หรือ "C" ที่มีชื่อ บริษัท หรือธุรกิจของลูกค้าของคุณ Excel จะเลือกและไฮไลต์เซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ กด“ Ctrl-C” เพื่อคัดลอกข้อมูลไปยังคลิปบอร์ดจากนั้นย่อขนาดหน้าต่าง Excel ให้เล็กสุดเพื่อกลับไปยังอีกบานหนึ่งที่แสดงไฟล์“ ลูกค้า” ใหม่ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อใช้กับ QuickBooks

5

คลิกเซลล์ในแถว“ 2” ของคอลัมน์ "A" หรือเซลล์ "A2" ใต้ส่วนหัวลูกค้า กด“ Ctrl-V” เพื่อวางชื่อ บริษัท ทั้งหมดจากสเปรดชีตอื่นลงในคอลัมน์ "A" ของสเปรดชีต QuickBooks ใหม่

6

คัดลอกและวางช่องคำทักทายจากคอลัมน์ใน CSV ของคุณหรือบันทึกสเปรดชีต Excel ไปยัง“ นาย / นาง” คอลัมน์ - คอลัมน์ "B" - ในสเปรดชีตใหม่สำหรับ QuickBooks

7

คัดลอกและวางคอลัมน์จากไฟล์ CSV หรือสเปรดชีตเก่าลงในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในสเปรดชีตลูกค้าที่คุณสร้างขึ้นสำหรับ QuickBooks หากสเปรดชีตเดิมของคุณไม่มีข้อมูลสำหรับคอลัมน์ทั้ง 16 คอลัมน์ในสเปรดชีตลูกค้าใหม่ไม่ต้องกังวลเพราะคุณสามารถป้อนข้อมูลที่ขาดหายไปด้วยตนเองใน QuickBooks ได้หากจำเป็น

8

บันทึกไฟล์ลูกค้าใน Excel หลังจากที่คุณคัดลอกและวางข้อมูลทั้งหมดจากสเปรดชีตต้นฉบับจากนั้นปิด Excel

นำเข้ารายชื่อลูกค้าแบบกลุ่มลงใน QuickBooks

1

เปิด QuickBooks จากนั้นคลิก“ ไฟล์ | ยูทิลิตี้ | นำเข้า | ไฟล์ Excel | การนำเข้าขั้นสูง”

2

คลิกปุ่ม "เรียกดู" ในหน้าต่าง "นำเข้าไฟล์" ไปที่ไฟล์“ Customers.xlsx” หรือ“ Customers.xls” หากใช้ Excel เวอร์ชันเก่าและเน้นชื่อไฟล์ คลิกปุ่ม "เปิด" เพื่อเลือกไฟล์และกลับไปที่หน้าต่าง "นำเข้าไฟล์"

3

คลิกรายการแบบเลื่อนลง“ เลือกแผ่นงาน” แล้วเลือก“ แผ่นงาน 1” คลิกเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือก“ ไฟล์ข้อมูลนี้มีแถวส่วนหัว”

4

คลิกรายการแบบเลื่อนลง“ เพิ่มหรือเลือกการจับคู่” แล้วเลือก“ เพิ่มใหม่” หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นและแสดงส่วนหัวจากไฟล์ "Customers.xlsx" ส่วนหัวจากคอลัมน์ในสเปรดชีตจะปรากฏถัดจากฟิลด์การแมป QuickBooks ที่เกี่ยวข้อง

5

คลิกปุ่ม "ตกลง" แล้วคลิก "นำเข้า" QuickBooks นำเข้าข้อมูลและเพิ่มลูกค้าจากไฟล์ไปยังไฟล์ฐานข้อมูลของ บริษัท