กฎมารยาททางอีเมลทางธุรกิจ

การใช้อีเมลในการสื่อสารสำหรับธุรกิจของคุณสามารถทำได้สะดวกประหยัดและรวดเร็ว อีเมลไม่มีการใช้ภาษากายและเสียงที่จำเป็นในการถ่ายทอดประเด็นของคุณอย่างถูกต้องดังนั้นจึงมีกฎมารยาททางธุรกิจบางประการที่คุณควรปฏิบัติตาม หากไม่มีขั้นตอนอีเมลที่เหมาะสมประเด็นของคุณอาจเข้าใจผิดและทำให้เกิดปัญหาซึ่งจำเป็นต้องมีการสื่อสารส่วนบุคคลเพื่อแก้ไข

ใช้ภาษาระดับมืออาชีพ

ตามศูนย์ธุรกิจ Microsoft Midsize ที่ดีที่สุดคือหลีกเลี่ยงภาษาแสลงและภาษาประจำภูมิภาคเมื่อส่งอีเมล คุณควรใช้ภาษาทางธุรกิจที่ตรงไปตรงมาซึ่งไม่สามารถตีความผิดได้ ใช้ประโยคสั้น ๆ ของภาษาโดยตรงที่จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจความหมายของคุณโดยไม่ทำให้เกิดการตีความผิด

โครงสร้าง

ใช้โครงสร้างไวยากรณ์และโครงสร้างประโยคเดียวกับที่คุณจะใช้ในจดหมายธุรกิจมาตรฐาน หลีกเลี่ยงการใช้ "Internet speak" เช่น "LOL" เพื่อหัวเราะออกมาดัง ๆ และอย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเพื่อเน้นประเด็น การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเทียบเท่ากับการตะโกนและถือว่าหยาบคาย

สั้น ๆ

ควรใช้อีเมลเพื่อถ่ายทอดข้อความด่วนเช่นการยืนยันการจัดส่งหรือการตั้งค่าการประชุม อีเมลธุรกิจควรสั้นและประกอบด้วยประโยคสั้น ๆ สองหรือสามประโยค หากมีรายละเอียดเพิ่มเติมที่จะพูดคุยในหัวข้อนี้โปรดระบุว่าคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อนี้ด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์

หัวเรื่อง

ใช้บรรทัดหัวเรื่องที่ให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับอีเมลเพียงไม่กี่คำและใส่ชื่อของคุณในหัวเรื่องด้วยเพื่อให้ผู้รับทราบว่าอีเมลนั้นมาจากใคร หากคุณไม่ใส่ชื่อของคุณในบรรทัดหัวเรื่องผู้รับอาจลบอีเมลโดยคิดว่าเป็นส่วนทางการตลาด

การใช้ไฟล์แนบ

ไฟล์แนบมักจะถูกคัดกรองโดยตัวกรองอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท แต่ถ้าคุณรู้สึกว่าต้องเพิ่มไฟล์แนบในอีเมลธุรกิจอย่าลืมระบุไว้ท้ายอีเมลว่ามีไฟล์แนบจากนั้นให้คำอธิบายสั้น ๆ

เนื้อหา HTML

จดหมายข่าวทางอีเมลจำนวนมากใช้เนื้อหา HTML เพื่อสร้างรูปแบบสำหรับอีเมลและรวมภาพกราฟิก สำหรับอีเมลธุรกิจที่คุณกำลังส่งถึงลูกค้าหรือผู้ร่วมธุรกิจคุณจะต้องหลีกเลี่ยงการใช้เนื้อหา HTML โปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมบล็อกเนื้อหา HTML และผลลัพธ์อาจทำให้อีเมลของคุณสับสนในการอ่าน