วิธีสร้างแผนผังองค์กรที่สวยงาม

ด้วยเหตุผลในทางปฏิบัติรวมถึงความสามารถในการอ่านองค์กรขนาดใหญ่มักจะ จำกัด แผนภูมิองค์กรไว้เฉพาะพื้นที่รับผิดชอบสายการบังคับบัญชาและตำแหน่งสำคัญ แต่ธุรกิจขนาดเล็กอาจสามารถแสดงรายชื่อพนักงานแต่ละคนตามชื่อและยังพอดีกับแผนผังองค์กรได้อย่างสะดวกสบายบนแผ่นกระดาษ เมื่อแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดซึ่งตรงข้ามกับลำดับชั้นขององค์กรที่มีความคล่องตัวอาจเป็นเรื่องยากที่จะสร้างสำเนาที่สะอาดและอ่านได้ แก้ไขปัญหานี้โดยทำตามระเบียบการจัดรูปแบบมาตรฐานและวางแผนเลย์เอาต์อย่างรอบคอบเพื่อสร้างแผนภูมิองค์กรที่สวยงาม

1

เลือกโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่คุณจะใช้สร้างแผนภูมิ หลายโปรแกรมมีเทมเพลตสำเร็จรูปสำหรับแผนภูมิองค์กร ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมพิเศษ - สามารถสร้างแผนภูมิองค์กรโดยใช้ซอฟต์แวร์มาตรฐานเช่น Microsoft Word, PowerPoint หรือ Visio

2

ตรวจสอบลำดับชั้นขององค์กรและปรับปรุงความสัมพันธ์ในการรายงานให้มากที่สุด ตัดสินใจว่าคุณจะลงรายชื่อตามชื่อโซ่มากน้อยเพียงใด ในองค์กรขนาดเล็กคุณอาจระบุชื่อแต่ละคนได้ หากสิ่งนี้เริ่มทำให้แผนภูมิดูรกให้พิจารณาเพิ่มเฉพาะบุคคลสำคัญตามชื่อและกลุ่มที่พวกเขารับผิดชอบตามชื่อแผนกหรือพื้นที่การทำงาน

3

สร้างกล่องสี่เหลี่ยมสำหรับแต่ละรายการบนแผนภูมิ ทำให้แต่ละรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้ามีขนาดและลักษณะเท่ากันเพื่อให้แผนภูมิดูสม่ำเสมอและเป็นระเบียบหรือระบุลำดับชั้นด้วยสายตาโดยใช้สี่เหลี่ยมขนาดใหญ่สำหรับฟังก์ชันหรือตำแหน่งระดับที่สูงขึ้น อย่าผสมและจับคู่รูปร่างและขนาดมิฉะนั้นแผนภูมิจะดูรกและสับสน

4

ตัดสินใจว่าจะใส่ข้อมูลใดในแต่ละช่องบนแผนภูมิ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการระบุตำแหน่งงานที่เป็นทางการชื่อพนักงานหน้าที่หรือความรับผิดชอบหมายเลขตำแหน่งและข้อมูลติดต่อเช่นหมายเลขโทรศัพท์ หรือทำแผนภูมิแยกกันหากข้อมูลจะส่งผลให้กล่องดูแออัดเกินไป

5

เลือกวิธีการที่สอดคล้องกันเพื่อแสดงความสัมพันธ์ในการรายงานแต่ละรายการ เลือกบรรทัดที่ไม่ขาดตอนสำหรับรายงานโดยตรงและเส้นประสำหรับรายงานทางอ้อม เน้นความสัมพันธ์แบบเพียร์ทูเพียร์ด้วยเส้นแนวนอนระหว่างแต่ละกล่อง หลีกเลี่ยงเส้นหลายเส้นระหว่างแต่ละกล่องเช่นเดียวกับเส้นทแยงมุมหรือเส้นหยัก หน้าเว็บที่ซับซ้อนและมีเส้นมากเกินไปเป็นสัญญาณว่าคุณต้องย่อแผนภูมิหรือสร้างแผนภูมิแยกสำหรับหน่วยงานหรือความสัมพันธ์ภายในบางส่วน

6

จัดรูปแบบแผนภูมิให้เหมาะสม ใช้แบบอักษรธุรกิจธรรมดาในขนาดที่อ่านได้ อย่าใช้สีแรเงาและไฮไลต์มากเกินไปแผนภูมิขาวดำจะง่ายกว่าในสายตา หลีกเลี่ยงแผนภูมิที่เอียงและไม่สม่ำเสมอ ให้จัดรูปแบบกล่องให้สมดุลและอยู่กึ่งกลางกระดาษแทน