มารยาทในการแฟกซ์

การส่งเอกสารทางธุรกิจทางโทรสารกลายเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่แม้ว่าจะยังคงมีกฎมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจอยู่ก็ตาม เพื่อให้แน่ใจว่าการนำเสนออย่างมืออาชีพและแฟกซ์ของคุณไปถึงผู้รับที่ตั้งใจไว้และข้อมูลที่เป็นความลับจะถูกเก็บไว้เป็นส่วนตัว มารยาทในการแฟกซ์ยังช่วยกำหนดกฎเกณฑ์และแนวทางภายในเพื่อช่วยให้กระบวนการส่งแฟกซ์มีความคล่องตัว

ตัวระบุแฟกซ์ขาออก

ไม่ว่าจะส่งแฟกซ์ทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางเครื่องแฟกซ์แฟกซ์แต่ละเครื่องควรมาพร้อมกับข้อมูลระบุตัวตนเสมอ ซึ่งควรรวมถึงชื่อ บริษัท และโลโก้ของคุณข้อมูลติดต่อและชื่อของบุคคลที่ส่งแฟกซ์ รวมถึงวันที่ส่งแฟกซ์ลักษณะและขนาดของไฟล์แนบและหมายเหตุที่ระบุสาเหตุของแฟกซ์

ไม่มีสแปม

อย่าใช้เครื่องแฟกซ์ของคุณเพื่อส่งสแปมหรือโฆษณาที่ไม่พึงประสงค์เพราะจะทำให้ลูกค้าของคุณระคายเคืองเท่านั้น จำกัด แฟกซ์ไว้เฉพาะข้อมูลที่ร้องขอและการอัปเดตข่าวสารเป็นครั้งคราวและเก็บแฟกซ์ที่ไม่ได้ร้องขอไว้สั้น ๆ - มากที่สุดหนึ่งหรือสองหน้า ในทำนองเดียวกันปกป้องหมายเลขแฟกซ์ของคุณเพื่อไม่ให้ถูกสแปม สิ่งนี้สามารถมัดเครื่องของคุณและสิ้นเปลืองกระดาษและหมึก แจ้งหมายเลขแฟกซ์ของคุณตามความจำเป็นเท่านั้นและไม่ให้พนักงานแฟกซ์ส่วนตัว

ปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ

อย่าวางเมาส์เหนือขณะที่ผู้อื่นกำลังส่งแฟกซ์และเมื่อคุณเห็นแฟกซ์ใหม่ในถาดให้นำออกพลิกกลับใส่ในกล่องจดหมายของผู้รับหรือส่งเป็นการส่วนตัว วิธีนี้จะช่วยให้ข้อมูลส่วนตัวเป็นความลับ จัดลำดับความสำคัญในการใช้เครื่องแฟกซ์หากจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมความต้องการในการส่งและรับทันทีก่อน

ควบคุมการส่งแฟกซ์

ถ้าเป็นไปได้ให้มอบความไว้วางใจแฟกซ์ขาเข้าและขาออกให้กับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบซึ่งสามารถจัดลำดับความสำคัญของความต้องการแฟกซ์และตรวจสอบว่าเอกสารไปถึงที่ใด ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นที่เจ้าหน้าที่จะต้องรอรับแฟกซ์ตรวจสอบตำแหน่งของเครื่องหรือจ็อกกี้เป็นประจำ การมีคนรับผิดชอบงานนี้เพียงคนเดียวจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานและทำให้การส่งแฟกซ์มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อไม่ต้องแฟกซ์

โปรดจำไว้ว่าแฟกซ์มีโอกาสที่จะเห็นได้ด้วยตามากกว่าที่เป็นของชื่อบนใบปะหน้า อย่าแฟกซ์ข้อมูลส่วนตัวเช่นประวัติบุคลากรหรือข้อมูลทางการเงินของ บริษัท ที่อาจสร้างความเสียหายให้กับผู้อื่น พิจารณาการจัดส่งข้ามคืนหรือแม้แต่จดหมายหอยทากสำหรับข้อมูลประเภทนี้