วิธีเรียกใช้การประชุมด้วย Visual Aids

คุณสามารถมีส่วนร่วมกับพนักงานและลูกค้าในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยมีอุปกรณ์ช่วยในการมองเห็นเพื่อแสดงประเด็นของคุณและให้ความสำคัญกับพวกเขา เป็นเรื่องยากสำหรับทุกคนที่จะสนใจหากการประชุมประกอบด้วยคนหนึ่งคนบรรยายยาว ๆ ในหัวข้อเดียว แทนที่จะฉายภาพเช่นแผนภูมิลงบนหน้าจอหรือแจกใบปลิวที่สะดุดตาเพื่อดึงดูดผู้ชมของคุณ

1

พิมพ์ระเบียบวาระการประชุมโดยสรุปแต่ละหัวข้อที่จะกล่าวถึงอย่างชัดเจนหรือแต่ละงานนำเสนอที่จะทำ ส่งอีเมลวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมล่วงหน้าวันหรือสองวันและมีสำเนากระดาษเพื่อแจกจ่ายเมื่อเริ่มการประชุม วาระการประชุมจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

2

สร้างสไลด์โชว์เพื่อประกอบกับงานนำเสนอที่คุณทำระหว่างการประชุม ใช้กราฟที่แสดงข้อมูลที่คุณจะพูดคุยกับผู้เข้าร่วมอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังพูดถึงจำนวนการขายที่ร้านค้าของคุณทำได้ในแต่ละเดือนให้สร้างกราฟแท่งที่แสดงยอดขายเดือนต่อเดือน

3

จัดทำเอกสารประกอบสื่อช่วยสอนแบบเดียวกับที่คุณแสดงพร้อมสไลด์และแจกจ่ายในระหว่างการประชุม ผู้เข้าร่วมสามารถจดบันทึกลงในเอกสารประกอบคำบรรยายจากนั้นอ้างอิงข้อมูลในภายหลังได้อย่างง่ายดาย

4

ใช้แผ่นจดบันทึกหรือไวท์บอร์ดเพื่อระดมความคิดระหว่างการประชุม ขอให้คนหนึ่งเป็นอาลักษณ์และมอบเครื่องหมายให้เขา ให้เขาเขียนแนวคิดหลักตรงกลางแผ่นจดบันทึกหรือไวท์บอร์ดจากนั้นลากเส้นเชื่อมต่อแนวคิดอื่น ๆ ที่ทีมคิดขึ้นมา งานของคุณคือกำกับเซสชันความคิดและทำให้สิ่งต่างๆเคลื่อนไหว ในตอนท้ายของการประชุมให้ถ่ายภาพไวท์บอร์ดและส่งภาพไปยังผู้เข้าร่วมทางอีเมล

5

ใช้วิดีโอเพื่อรับประเด็นของคุณ หากการประชุมของคุณคือการทบทวนความคิดเห็นของลูกค้าให้เล่นวิดีโอการสัมภาษณ์ลูกค้าหรือเซสชันโฟกัสกลุ่มเพื่อให้คุณและพนักงานเข้าใจอย่างชัดเจนว่าผู้คนคิดอย่างไร จากนั้นระดมความคิดวิธีใหม่ ๆ เพื่อช่วยตอบสนองความต้องการของลูกค้า หากคุณกำลังประเมินแคมเปญโฆษณาใหม่ให้เล่นวิดีโอโฆษณาที่เป็นไปได้และพูดคุยว่าแคมเปญใดทำงานได้ดีที่สุด หากคุณกำลังพัฒนาแนวคิดสำหรับโฆษณาให้พิจารณาคัดกรองวิดีโอโฆษณาที่คุณคิดว่าทำงานได้ดีและให้ทีมพูดคุยถึงข้อดีข้อเสียของแต่ละรายการ