วิธีจัดการและตรวจสอบการ์ดการจัดซื้อขององค์กร

หลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไปข้อ 1 ห้ามมิให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจ่ายเงินส่วนตัวและธุรกิจ บัตรจัดซื้อขององค์กร - ซึ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมักเป็นบัตรเครดิตธุรกิจ - เป็นโซลูชันที่ให้ประโยชน์นอกเหนือจากการตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของ GAAP นโยบายการจัดการบัตรเครดิตที่เข้มงวดและการตรวจสอบทั้งแบบปกติและแบบสุ่มมีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดซื้อจัดจ้างหรือบัตรเครดิตยังคงเป็นการตัดสินใจทางธุรกิจที่ชาญฉลาด

ดำเนินการควบคุมเชิงป้องกัน

ยิ่งธุรกิจควบคุมสิ่งที่พนักงานทำได้และไม่สามารถซื้อโดยใช้บัตรเครดิตได้มากเท่าไหร่ธุรกิจก็จะสามารถจัดการธุรกรรมบัตรเครดิตได้ดีขึ้นเท่านั้น เริ่มต้นด้วยการสร้างการควบคุมที่กีดกันพนักงานจากการพยายามใช้นามบัตรเพื่อการใช้งานส่วนตัว ทำงานร่วมกับ บริษัท บัตรเครดิตเพื่อไม่อนุญาตให้ทำธุรกรรมด้วยเงินสดล่วงหน้าและซื้อสินค้าในธุรกิจบางประเภทเช่นร้านเหล้าร้านเสื้อผ้าหรือโรงภาพยนตร์ กำหนดวงเงินการใช้จ่ายรายเดือนสำหรับบัตรแต่ละใบตามความคาดหวังที่สมเหตุสมผลว่าโดยทั่วไปพนักงานอาจใช้จ่ายตามบทบาทและหน้าที่ของตน อ้างถึงการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมก่อนจ้างหรือพิจารณาดำเนินการตรวจสอบประวัติก่อนที่จะออกบัตรเครดิต บริษัท ให้กับพนักงานใหม่หรือที่มีอยู่

ให้ความรู้พนักงาน

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนผ่านนโยบายบัตรเครดิตที่เป็นลายลักษณ์อักษรและจัดให้มีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการแก่พนักงานก่อนที่จะออกบัตรเครดิตรวมถึงการฝึกอบรมทบทวนประจำปี นโยบายบัตรเครดิตควรระบุว่าใครมีสิทธิ์ได้รับบัตรเครดิตของ บริษัท กำหนดความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับการใช้บัตรและร่างนโยบายธุรกิจเกี่ยวกับการใช้บัตรเครดิตในทางที่ผิด ตัวอย่างเช่นแนวทางการมีสิทธิ์สามารถระบุได้ว่าพนักงานที่มีบัตรจะต้องเปิดหากพนักงานถูกจัดให้อยู่ในโปรแกรมการดำเนินการแก้ไขด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพ ความรับผิดชอบอาจรวมถึงการอนุมัติการซื้อและร่างขั้นตอนการส่งใบเสร็จรับเงินจากบัตรเครดิต มอบสำเนานโยบายให้พนักงานแต่ละคนและกำหนดให้พนักงานแต่ละคนลงนามในบัตรของตนหลังจากการฝึกอบรมเบื้องต้นหรือการทบทวนเสร็จสิ้น

การตรวจสอบบัญชีรายเดือน

ดำเนินการตรวจสอบการใช้บัตรเครดิตรายเดือนโดยกระทบยอดใบแจ้งยอดบัตรเครดิตรายเดือนทันทีหลังจากได้รับ ตรวจสอบยอดคงเหลือของบัตรแต่ละใบและเปรียบเทียบใบเสร็จที่พนักงานส่งกับผู้ที่อยู่ในใบแจ้งยอดบัตรเครดิต เน้นเฉพาะวันที่และเวลาสินค้าหรือรายการที่ซื้อและการซื้อนั้นได้รับอนุญาตหรือไม่ หลังจากกระทบยอดแต่ละบัญชีแล้วให้สร้างรายงานประจำเดือนที่ระบุแนวโน้มการใช้จ่ายจำนวนเงินที่ใช้จ่ายตามผู้ขายและธงสีแดงที่อาจบ่งบอกถึงความพยายามในการฉ้อโกงบัตรเครดิต

การตรวจสอบการสืบสวน

ตรวจสอบธุรกรรมที่ผิดปกติมูลค่าสูงหรือไม่ได้รับอนุญาตที่เปิดเผยในการตรวจสอบบัญชีรายเดือนโดยดำเนินการตรวจสอบเชิงสืบสวน ในบางกรณีอาจต้องให้พนักงานให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมหรือเหตุผลเบื้องหลังการซื้อธุรกิจ ในกรณีอื่น ๆ เช่นเมื่อพนักงานถูกสงสัยว่าละเมิดนโยบายบัตรเครดิตอาจจำเป็นต้องมีการตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มเติม การตรวจสอบโดยละเอียดหรือการตรวจสอบการฉ้อโกงเริ่มต้นด้วยการพิจารณาว่าใครเป็นผู้ร้องขอหรืออนุญาตให้ทำธุรกรรมและรวบรวมข้อมูลเช่นตำแหน่งปัจจุบันของรายการ หลังจากนี้ให้สัมภาษณ์พนักงานผู้ถือบัตรหัวหน้าแผนกและถ้าเป็นไปได้ผู้ขายหรือผู้ขายเพื่อรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการซื้อ